Ist eine virtuelle Adresse im Handelsregister erlaubt?

Das Handelsregister ist ein Verzeichnis über Kaufleute und Handelsgesellschaften. Es wird von den Amtsgerichten geführt.

• Abteilung A des Handelsregisters enthält Personenhandelsgesellschaften (eGbR, OHG, KG) und Einzelkaufleute (e. K.).
• In Abteilung B stehen Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG, GmbH & Co. KG).

Das Handelsregister dient der staatlichen Kontrolle. Zugleich macht es durch seinen informativen Charakter den allgemeinen Geschäftsverkehr transparenter und rechtssicherer. Die Angaben der eingetragenen Unternehmen müssen notariell beglaubigt werden. Der Notar oder die Notarin reicht sie auch beim Registergericht ein.

Im Handelsregister sind über kaufmännische Unternehmen verschiedene grundlegende Informationen hinterlegt, u. a.:

• Firma (= der Name, unter dem ein Kaufmann seine/eine Kauffrau ihre Geschäfe betreibt) und Rechtsform
• Geschäftszweig/Unternehmensgegenstand
• Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Wohnorte der InhaberInnen bzw. vertretungsberechtigten Personen
• Höhe des Grund- bzw. Stammkapitals
• ggf. Prokura
• Unternehmenssitz und Geschäftsadresse

Die Angaben im Handelsregister sind – mittlerweile kostenfrei – online öffentlich einsehbar.

Was, wenn du dein Unternehmen von zuhause aus betreibst? Ist dann deine Privatanschrift im Handelsregister für alle öffentlich sichtbar? Oder gibt es einen Adressschutz, der auch bei den Registerangaben greift?

Bestimmte Orts- und Adress-Angaben im Handelsregister sind verpflichtend:

• Der sogenannte Satzungssitz ist frei wählbar. Es genügt die Angabe der Gemeinde (ohne genaue Adresse). Wichtig: Der Satzungssitz bestimmt über den Gerichtsstand. Hieraus ergibt sich, welches Registergericht zuständig ist und wo die Gesellschaft verklagt werden kann.
• Es gibt auch noch den Verwaltungssitz. Dies ist der Ort, von dem aus eine Gesellschaft tatsächlich tätig ist. Er wird jedoch in keinem Register eingetragen.
• Anzumelden ist die Geschäftsanschrift. Diese muss im Inland sein. Eingetragen werden Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Als Geschäftsanschrift dienen normalerweise die Büroräume. Hat eine Gesellschaft keine, kann ersatzweise die Wohnadresse einer empfangsberechtigten Person angegeben werden. Auch die Angabe von Zustellungsbevollmächtigten ist möglich.

Entscheidend ist: Unter der im Handelsregister eingetragenen Adresse ist eine empfangsberechtigte Person tatsächlich zu erreichen. Nur dann können dort rechtlich relevante Schriftstücke sicher und nachweisbar zugestellt werden. Eine solche Adresse gilt als ladungsfähig.

Sicherzustellen, dass im Handelsregister eine korrekte Geschäftsadresse steht, ist in deinem Interesse. Bei juristischen Personen (wie z. B. einer GmbH oder UG) kann es sonst passieren, dass wichtige Post vom Gericht „öffentlich zugestellt” wird. Das heißt: durch einen Aushang an der Gerichtstafel. Da du dort deine Post kaum suchen wirst, versäumst du eventuell wichtige Fristen. In Mahn- oder Gerichtsverfahren kann das unangenehme rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.

Außerdem droht ein Zwangsgeld, wenn gegen die Pflicht verstoßen wird, im Handelsregister eine aktuelle und zustellungsfähige Geschäftsadresse anzugeben.

Die einschlägigen Gesetze erlauben nicht ausdrücklich virtuelle Adressen für den Eintrag im Handelsregister. Allerdings spricht nach einer rechtlichen Prüfung durch unsere Partner-Kanzlei Potthoff-Kowol & Frankhof auch nichts dagegen – solange die Adresse ladungsfähig ist.

Im Recht der Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) findet sich keine gesetzliche Regelung dazu, ob die Geschäftsanschrift frei wählbar ist. Bei Kapitalgesellschaften darf im Handelsregister nach dem ausdrücklichen Wortlaut des Gesetzes eine empfangsberechtigte Person eingetragen werden.

Ob bei Kapitalgesellschaften auch eine virtuelle Adresse mit c/o-Zusatz eingetragen werden darf, damit haben sich bereits verschiedene Oberlandesgerichte* befasst. Sie entschieden: Im Register darf auch eine virtuelle Anschrift stehen, wo weder das Unternehmen sitzt noch eine vertretungsberechtigte Person wohnt. Es reicht, wenn dort jemand mit Zustellungsbevollmächtigung zuverlässig erreichbar ist. Eine höchstrichterliche Entscheidung des BGH zu virtuellen Geschäftsadressen im Handelsregister gibt es noch nicht.

Wenn du statt deiner eigenen eine virtuelle Geschäftsanschrift im Handelsregister eintragen lassen willst, achte darauf, dass:

• es sich um eine ladungsfähige Anschrift handelt
• die Adresse real existiert
• dort Menschen anzutreffen sind, die deine Post annehmen
• eine wirksame Zustellungsbevollmächtigung vorliegt
• deine Post sofort und sicher an dich weitergeleitet wird
• deine Privatsphäre sorgfältig und DSGVO-konform geschützt wird

Wie genau wir das alles bei Postflex^® handhaben, kannst du nachlesen im Blog-Artikel "Wie funktioniert eine virtuelle Adresse?". Du wirst feststellen: alles vorbildlich. Eine Adresse, die du bei uns mietest, ist ladungsfähig. Von daher sind virtuelle Adressen von Postflex^® für den Eintrag ins Handelsregister geeignet, sei es als Satzungssitz oder als Geschäftsanschrift.

Wir empfehlen dir dennoch, im Einzelfall die Verwendung einer virtuellen Adresse im Handelsregister mit deinem Notar/deiner Notarin bzw. deinem Rechtsbeistand abzustimmen. Er oder sie berät dich ausführlich zu deinen Optionen und den rechtlichen Folgen (z. B. für den Gerichtsstand).

Zum Schluss haben wir noch einen speziellen Tipp für dich von unserer Rechtsberaterin bei der Kanzlei Potthoff-Kowol & Frankhof: Adresse schützen im Gesellschaftsvertrag! Auch Gesellschaftsverträge sind im Handelsregister zu hinterlegen. Darin stehen die unterzeichnenden GesellschafterInnen – wenn es ungünstig läuft, mit ihren Wohnadressen. Willst du vermeiden, deine Privatanschrift auf diesem Weg doch noch publik zu machen, sprich mit deinem Notar/deiner Notarin darüber. Damit er/sie die Adressen dann nur in eine nicht zu veröffentlichende Mantelurkunde aufnimmt.

Hast du Fragen zum Adress-Schutz (außer juristischen)? Dann sind wir für dich da. Kontaktiere uns!

Bis bald,
dein Postflex^®-Team

PS: Vergiss nicht, dein Impressum zu aktualisieren! Nach dem Eintrag ins Handelsregister bekommst du eine Handelsregister-Nummer. Die gehört ins Impressum. Sind sonst alle Pflichtangaben im Impressum deiner Unternehmens-Website vorhanden? Das kannst du mit unserer Impressum-Checkliste leicht feststellen. Hier gehts zur Checkliste.