Eine virtuelle Adresse kann deine Privatsphäre schützen. Auch im Handelsregister – unter bestimmten Voraussetzungen.
Wenn du ein Handelsgewerbe betreibst, ist die Eintragung ins Handelsregister Pflicht. Nur beim Kleingewerbe ist der Eintrag freiwillig.
Der Eintrag im Handelsregister ist ein Existenzbeweis und schafft Vertrauen sowie Rechtssicherheit. Hier können sich alle darüber informieren, wie dein Unternehmen rechtlich und wirtschaftlich aufgestellt ist. Mit diesem Wissen kommen neue GeschäftspartnerInnen oder KundInnen (vor allem ausländische) bereitwilliger mit dir ins Geschäft.
Was ist das Handelsregister und welche Angaben stehen drin?
Das Handelsregister ist ein Verzeichnis über Kaufleute und Handelsgesellschaften. Es wird von den Amtsgerichten geführt.
- Abteilung A des Handelsregisters enthält Personenhandelsgesellschaften (eGbR, OHG, KG) und Einzelkaufleute (e. K.).
- In Abteilung B stehen Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG, GmbH & Co. KG).
Das Handelsregister dient der staatlichen Kontrolle. Zugleich macht es durch seinen informativen Charakter den allgemeinen Geschäftsverkehr transparenter und rechtssicherer. Die Angaben der eingetragenen Unternehmen müssen notariell beglaubigt werden. Der Notar oder die Notarin reicht sie auch beim Registergericht ein.
Welche Angaben müssen ins Handelsregister?
Im Handelsregister sind über kaufmännische Unternehmen verschiedene grundlegende Informationen hinterlegt, u. a.:
- Firma (= der Name, unter dem ein Kaufmann seine/eine Kauffrau ihre Geschäfe betreibt) und Rechtsform
- Geschäftszweig/Unternehmensgegenstand
- Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Wohnorte der InhaberInnen bzw. vertretungsberechtigten Personen
- Höhe des Grund- bzw. Stammkapitals
- ggf. Prokura
- Unternehmenssitz und Geschäftsadresse
Die Angaben im Handelsregister sind – mittlerweile kostenfrei – online öffentlich einsehbar.
Muss ich meine Privatadresse im Handelsregister öffentlich machen?
Was, wenn du dein Unternehmen von zuhause aus betreibst? Ist dann deine Privatanschrift im Handelsregister für alle öffentlich sichtbar? Oder gibt es einen Adressschutz, der auch bei den Registerangaben greift?
Bestimmte Orts- und Adress-Angaben im Handelsregister sind verpflichtend:
- Der sogenannte Satzungssitz ist frei wählbar. Es genügt die Angabe der Gemeinde (ohne genaue Adresse). Wichtig: Der Satzungssitz bestimmt über den Gerichtsstand. Hieraus ergibt sich, welches Registergericht zuständig ist und wo die Gesellschaft verklagt werden kann.
- Es gibt auch noch den Verwaltungssitz. Dies ist der Ort, von dem aus eine Gesellschaft tatsächlich tätig ist. Er wird jedoch in keinem Register eingetragen.
- Anzumelden ist die Geschäftsanschrift. Diese muss im Inland sein. Eingetragen werden Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Als Geschäftsanschrift dienen normalerweise die Büroräume. Hat eine Gesellschaft keine, kann ersatzweise die Wohnadresse einer empfangsberechtigten Person angegeben werden. Auch die Angabe von Zustellungsbevollmächtigten ist möglich.
Entscheidend ist: Unter der im Handelsregister eingetragenen Adresse ist eine empfangsberechtigte Person tatsächlich zu erreichen. Nur dann können dort rechtlich relevante Schriftstücke sicher und nachweisbar zugestellt werden. Eine solche Adresse gilt als ladungsfähig.
Was passiert, wenn die Adresse im Handelsregister nicht ladungsfähig ist?
Sicherzustellen, dass im Handelsregister eine korrekte Geschäftsadresse steht, ist in deinem Interesse. Bei juristischen Personen (wie z. B. einer GmbH oder UG) kann es sonst passieren, dass wichtige Post vom Gericht „öffentlich zugestellt” wird. Das heißt: durch einen Aushang an der Gerichtstafel. Da du dort deine Post kaum suchen wirst, versäumst du eventuell wichtige Fristen. In Mahn- oder Gerichtsverfahren kann das unangenehme rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.
Außerdem droht ein Zwangsgeld, wenn gegen die Pflicht verstoßen wird, im Handelsregister eine aktuelle und zustellungsfähige Geschäftsadresse anzugeben.
Sind virtuelle Adressen im Handelsregister erlaubt?
Die einschlägigen Gesetze erlauben nicht ausdrücklich virtuelle Adressen für den Eintrag im Handelsregister. Allerdings spricht nach einer rechtlichen Prüfung durch unsere Partner-Kanzlei Potthoff-Kowol & Frankhof auch nichts dagegen – solange die Adresse ladungsfähig ist.
Im Recht der Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) findet sich keine gesetzliche Regelung dazu, ob die Geschäftsanschrift frei wählbar ist. Bei Kapitalgesellschaften darf im Handelsregister nach dem ausdrücklichen Wortlaut des Gesetzes eine empfangsberechtigte Person eingetragen werden.
Ob bei Kapitalgesellschaften auch eine virtuelle Adresse mit c/o-Zusatz eingetragen werden darf, damit haben sich bereits verschiedene Oberlandesgerichte
